Une bonne communication avec les clients commence par une bonne communication au sein de l’entreprise. Il est donc essentiel que les différents départements ne travaillent pas en îlots. Si vous organisez les départements par pays ou par région, vous avez l’avantage de concentrer les connaissances et l’expérience. Mais le revers de la médaille est qu’il y a trop peu de communication mutuelle. C’est pourqupi, nous avons transformé l’organisation en réunissant tous les pays dans deux départements : Importation et Exportation. Entre-temps, nous avons remarqué que les attentes des clients en termes de “service à la clientèle” et de communication étaient de plus en plus élevées. Nous sommes donc allés plus loin dans l’optimisation de l’organisation.
Cela s’est traduit récemment par un repositionnement des activités Export/Import, la création d’une cellule administrative unique et la mise en œuvre d’un nouvel outil de planification.
La mise en œuvre d’un nouvel outil de planification constitue un élément supplémentaire de l’optimisation des opérations. Celui-ci sera opérationnel en mai et permettra, entre autres, une meilleure coordination des voyages aller-retour. Bien que nous utilisions Navision depuis des années, les planificateurs doivent encore parfois organiser les transports manuellement dans des cas spécifiques. Le nouvel outil permet d’automatiser davantage la planification. Un autre avantage est qu’il rafraîchit toutes les informations toutes les 30 secondes.
Cette optimisation a d’ailleurs été précédée l’année dernière par des améliorations de l’efficacité de l’organisation et de la communication, en particulier l’introduction du scanning dans l’entrepôt de transbordement. Les listes manuelles de chargement et de déchargement ont été supprimées et toutes les marchandises entrantes et sortantes sont depuis lors scannées. Cela a déjà permis une bien meilleure visibilité des flux, ainsi qu’une fluidité accrue et une amélioration de la qualité de plus de 40%.
