Een goede communicatie met de klant begint bij een goede communicatie binnen het bedrijf. Daarom is het essentieel dat de verschillende afdelingen niet als eilanden werken. Als je afdelingen per land of per regio organiseert, heb je het voordeel dat je de kennis en ervaring concentreert. Maar de keerzijde van de medaille is dat er te weinig onderlinge communicatie is. Daarom hebben we enkele jaren geleden de organisatie omgeturnd door alle landen samen te brengen in twee afdelingen: Import en Export. Inmiddels merkten we dat de verwachtingen van de klanten op gebied van ‘customer service’ en communicatie steeds hoger worden. Daarom zijn we een stap verder gegaan in de optimalisatie van de organisatie.
Dat vertaalde zich onlangs in een herpositionering van Export/Import-activiteiten, de creatie van één administratieve cel en de implementatie van een nieuwe planningstool.
Een extra luik in de optimalisatie van de werking is de implementatie van een nieuw planningtool. Die wordt in mei in gebruik genomen en zal onder meer een betere afstemming van de ‘round trips’ mogelijk maken. Hoewel we al jaren Navision gebruiken, moeten de planners in specifieke gevallen soms nog manueel de transporten organiseren. De nieuwe tool maakt het mogelijk om de planning verder te automatiseren. Een bijkomend voordeel is dat ze alle informatie om de dertig seconden ververst. Hiermee bereiken we dus niet alleen meer efficiëntie maar ook tijdswinst.
Overigens ging aan deze optimalisatie vorig jaar al een efficiëntieslag in de organisatie en communicatie vooraf, met name de introductie van de scanning in het crossdock warehouse. Manuele laad- en loslijsten werden afgeschaft en alle ingaande en uitgaande goederen worden sindsdien gescand. Dat leverde al een veel grotere visibiliteit van de stromen op, alsook een vlottere doorstroming en een verbetering van de kwaliteit met meer dan 40%.
